La productividad está llena de falsos mitos e hipérboles en forma de promesas exageradas, pero un método probadamente válido es el Kanban. Es muy simple y sirve para gestionar tareas y proyectos.
Nació en Toyota hace ocho décadas, tiene unos principios tan sólidos que ha evolucionado desde el entorno industrial hacia la era digital, y sigue siendo válido. De hecho es especialmente popular tanto en el desarrollo de software como en la gestión personal.
Qué es Kanban. Su traducción desde el japonés es «tarjeta visual». Usa tarjetas para representar tareas y un tablero para visualizar el flujo de trabajo. Un tablero básico tiene tres columnas:
- Por hacer.
- En proceso.
- Hecho.
Cada tarea se escribe en una tarjeta y se va moviendo entre columnas según avanza su estado.
Imagen: Eden Constantino en Unsplash.
Beneficios clave:
- Visualización clara del trabajo pendiente, en curso y completado.
- Limitación del trabajo en proceso para evitar la sobrecarga.
- Identificación de los cuellos de botella.
- Flexibilidad para ajustar prioridades.
- Fomento de la mejora continua.
Cómo implementarlo:
- Usa un tablero físico o una herramienta digital con este formato, como Trello, Todoist, etc.
- Define tus columnas. Las tres mencionadas son las básicas, puedes añadir más en función del tipo de entorno y de trabajo: en espera, a revisión, revisado…
- Limita el trabajo en proceso: decide cuántas tareas vas a poder manejar a la vez.
- Prioriza visualmente. Con colores distintos para cada tarjeta en función de la prioridad, o estableciendo una posición jerárquica de arriba a abajo.
- Revisa y ajusta con frecuencia. Sin este paso, el sistema tiende a colapsar antes o después.
En equipos. Este sistema puede usarse de forma personal, para organizar tareas y proyectos pendientes, añadiendo a cada tarjeta (en herramientas como Trello) información extra como subtareas, recursos en forma de notas, comentarios, URLs, imágenes, etc.
Ejemplo de los recursos internos que podemos asociar a cada tarjeta. Imagen: Trello.
No obstante, en los entornos grupales es donde Kanban brilla. Ayuda a visualizar el flujo de trabajo colectivo para prácticamente cualquier campo: desarrollo de software, contenidos, marketing, recursos humanos… siempre facilitando la coordinación y la optimización de los procesos.
Precaución. Kanban es muy eficaz y da resultados, pero no es mágico: sin una cierta disciplina, enfoque y toma de decisiones apropiada no tendrá un gran recorrido.
Permite gestionar y visualizar el trabajo de forma útil, pero la responsabilidad de completarlo y añadir como una tarea más la revisión y mantenimiento del tablero sigue siendo nuestra.
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